Lancer sa content factory - Phase 2 : le run

Une fois que l'on a défini le cadre de la Content Factory et déterminé son offre produit, il faut s'assurer qu'elle est capable de délivrer et de monter en charge rapidement.

Pour ça là aussi il y a des étapes-clé à traverser pour s'assurer de passer des slides à la réalité.

LA MISE EN MARCHE ET LE RUN DE LA MACHINE

1/ Réunir la bonne équipe  

Le challenge : Pour manager l'organisation en 100% remote et gérer les dizaines de shoots mensuels en local il faut identifier la bonne combinaison d'expertises et de personnalité.

La réponse ici tient autant dans les typologies de profils que dans les personnalités des talents choisis. L'enjeu pour que tout fonctionne est que rapidement l'équipe freelance devienne une simple extension de l'équipe interne. C'est à dire qu'elle comprenne les process, parle le langage de l'entreprise et favorise la bonne communication entre équipes globales & locales (ce qui n'est jamais chose simple dans n'importe quel groupe similaire).

Pour ça, on a choisi de fonctionner avec deux équipes. 

Une core team freelance centrale plutôt senior avec : 

• 6 Social Media Managers (part-time) pour gérer la relation avec les 22 centres, administrer les pages Facebook et Instagram, poster, créer les posts, faire les reporting et participer à la stratégie éditoriale.
• 1 modérateur pour vérifier que tout se passe bien avec les communautés en ligne (et une option soir, week-end et jours fériés en plus, prévue dès le départ).
• 1 traffic manager pour gérer la production de contenu, organiser les shootings, vérifiés la conformité des assets.
  

Et en local : Une équipe de 30 producteurs de contenus (concrètement : des vidéastes/photographes) mobilisés PARTOUT en France. À Paris, Marseille, Lyon, Bordeaux, Montpellier, Nice, Toulouse, Clermont-Ferrand...

2/ Trouver les bons outils

Le challenge : Réussir un projet comme celui-ci à l’échelle c’est principalement une histoire d’exécution et de process. Donc ça vaut le coup de passer du temps pour trouver LES BONS OUTILS.

On n’y pense pas tout de suite surtout en tant que communicant mais c’est essentiel. Pour industrialiser le contenu en bout de chaîne, il faut aussi standardiser ce qui se passe en amont : les briefs, les A/R, la communication, etc. 

Il faut donc mettre dans les mains de tous les acteurs de la Content Factory des outils qu’ils comprennent, qu’ils maîtrisent et qui seront utilisables par tout le monde.

Et bien sûr, c’est là que ça se corse.

Concrètement ça veut dire renoncer à la plupart des outils Google quand les centres sont sur la suite Microsoft. Oublier Photoshop quand les Social Media Managers sont eux-mêmes en charge ce créer les posts (et oui la suite Adobe c'est un truc de Directeur Artistique). Oublier Slack même si c’est super cool car personne n’y a accès dans des groupes de cette taille. Prendre en compte les firewalls de tout le monde, etc.

On arrive donc forcément à une solution sous-optimale mais qui a le mérite d'être réalisable et d'accorder tout le monde sur un certain nombre d’outils. C'est déjà TRÈS BIEN.

On a donc choisi :

• Un outil de brief en ligne type Google Forms (sur lequel il a fallu itérer pendant 2/3 mois pour caler le format idéal).
• Un Drive avec BEAUCOUP de capacité pour stocker le fruit des productions en local, les calendriers édito, les guidelines, l'historique de briefs. TOUT.
• Une licence Canva pour tous les Social Media Managers (et les centres, pour qu'ils puissent aussi être autonomes si besoin) avec des templates & réglages de retouche photo pré-enregistrés.
• Des échanges centralisés sur Teams entre les centres, l’équipe centrale, l’agence et les freelances.

3/ Mettre en place le bon workflow

Le challenge : Identifier le process idéal pour gérer 80% des tâches quotidiennes.

On y arrive tranquillement au nerf de la guerre : LES PROCESS.
Là aussi il faut sans doute accepter qu'on ne pourra pas tout mapper et que le réel va nous rattraper en chemin. MAIS c'est crucial de définir les 2/3 workflows qui représentent 80% des tâches à gérer au quotidien.

Dans notre cas :

Pour la création des contenus nationaux (le cas simple)

• J-30 : 1 comité édito avec les équipes centrales du client, l'agence lead et tous les SMM pour valider le programme de posts et les temps forts du mois suivant.
• 1 mois de délai de production des contenus nationaux
• 100% des contenus produits et postés par la core team et l'agence

Pour les contenus locaux (le cas complexe)

Brief effectué par le responsable de centre sur Google Forms
> pris en charge et validé par le Social Media Manager référent
> transmis au Traffic Manager
> traduit en brief de production (nombre de visuels à produire, horaires du shoot, personnes à prévenir, formats à éxecuter, etc.)
> Shooting en centre réalisé par le producteur de contenu
> assets ajoutés au Drive commun
> assets récupérés sur le Drive par les Social Media Managers puis post créés via les templates Canva à partir du contenu shooté

4/ Créer des rendez-vous

Le challenge : Trouver les bons canaux et la bonne fréquence de communication. Ni trop, ni trop peu.

Je choisis volontairement de ne pas parler de "comitologie" car ça sonne comme un nom de secte. Désolé pour les adeptes.

Ce que l'on a mis en place :

• Des comités édito tous les mois : pour s’assurer que l’équipe cliente centrale, l’agence et les Social Media Managers sont en ligne avec la stratégie éditoriale.
• Des reportings de performance tous les mois aussi pour suivre les résultats, partager les cas intéressants et ré-aiguillier si besoin.  
• 1 contact direct et quasi quotidien entre le Social Media Manager et ses centres référents.
• Peu d’interaction entre les centres et les profils transverses (Traffic management & Modération) pour éviter la sur-sollicitation.
• Une communication directe (via WhatsApp) entre le producteur de contenu et le responsable de centre pour fluidifier l’arrivée sur les lieux, prévenir les responsables de boutiques en amont, prévenir de la fin du shoot et vérifier le temps passé entre autres. 

Pour stabiliser cette organisation bien huilée il faut compter 3 mois minimum.

Honnêtement on a été surpris de la rapidité à laquelle les process se sont installés rapidement, mais on a peut-être eu de la chance (et nos freelances sont absolument formidables et ont pris en main la machine en un temps record) donc ATTENTION. Mieux vaut être un peu pessimiste.

Et c’est déjà fini pour l’épisode 2.

RDV bientôt pour le grand final.